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Agents immobiliers à Luxembourg - Procédure d'entrée en relations


Décrire la procédure d'entrée en relations avec le client est une composante essentielle du manuel de procédures en matière de lutte contre le blanchiment.


Date d'entrée en relations


Il vous appartient de déterminer la date à laquelle commence l'entrée en relation avec le client, quelqu'en soit le type (vendeur, acquéreur, bailleur, locataire). Donnez des lignes directrices dans le manuel.


Décrivez aussi votre approche vis-à-vis d'un client qui n'a pas encore livré tous les documents nécessaires à son identification ou celle des bénéficiaires effectifs.


Evaluation du risque éventuel lors de l'entrée en relations


Au titre de son obligation de vigilance, l’agent immobilier doit évaluer et, le cas échéant, requérir et obtenir des informations sur l’objet et la nature envisagée de la relation d’affaires. Pour les clients qui sont des personnes morales ou des constructions juridiques, l’agent est obligé de comprendre la nature de leur activité ainsi que leur structure de propriété et de contrôle.

Vous devez ensuite prendre les mesures appropriées afin d’identifier et évaluer les risques de blanchiment et de financement du terrorisme. Votre approche doit être basée sur le risque.


Chaque client est classé selon son profil risque : soit à risque faible, soit à risque moyen, soit à risque élevé. Ce processus de détermination du risque constitue un processus continu tout au long de l’existence de la relation d’affaires.


Dans le cadre de cette analyse de risque, vous devez tenir compte des variables de risques inhérents au client, respectivement des facteurs de risques indicatifs d’un risque potentiellement plus ou moins élevé de blanchiment ou de financement du terrorisme.


Utilisez une liste de contrôle pour documenter l’exécution de vos obligations en matière d’identification et d’entrée en relation d’affaires.



Acceptation de la relation


Documentez dans votre manuel de procédures comment le responsable de la conformité est informé de toute nouvelle entrée en relation ou nouvelle transaction. Fixez de slignes directrices pour qu'il (elle) soit consulté(e) préalablement en cas de difficultés pour obtenir les documents d’identification ainsi qu’en cas de doute sur l’identité du client et les raisons de la relation d’affaires ou de la transaction.


Fixez au sein de votre agence la responsabilité pour valider toute entrée en relation ou transaction. L’accord du responsable de la conformité sur l’entrée en relation ou la transaction devrait être obligatoire en cas de client ou transaction à risque.




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