Agents immobiliers à Luxembourg - Comment réagir à une injonction ou déclaration publique de l'AED ?

Vous avez reçu une injonction de l'Administration de l'enregistrement, des accises et de la TVA (AED) dans le cadre de vos obligations pour la lutte contre le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme ? Ou vous êtes sujet à une déclaration publique pour défaut de coopération avec l'autorité de contrôle ? Voici comment réagir.

Si vous n'avez pas encore soumis le questionnaire anti-blanchiment, faites-le incessamment (procédure via My Guichet, dans le cadre de l'espace professionnel que vous y avez créé).

Lorsque vous avez déjà soumis le questionnaire anti-blanchiment, l'AED peut vous demander de transmettre les documents devant obligatoirement accompagner le questionnaire.

Il s'agit en premier lieu de votre procédure interne AML.

Le deuxième est l'analyse de risque lié à votre activité d'agent (ou de promoteur immobilier).

Si vous n'avez pas encore mis en place ces deux documents, voici comment vous mettre en conformité. Trois démarches sont suffisantes:

Démarche 1 - Evaluez le risque lié votre activité

Pourquoi?

Il s'agit d'un préalable absolument nécessaire à la mise au point de votre manuel de procédure.

La matrice est divisée en deux parties: 1. évaluation des risques liés à l'entreprise ; 2. l'évaluation des risques liés aux relations d'affaires et aux clients.

Actions à faire:

1) Téléchargez un modèle de matrice d'évaluation, entièrement prêt à l'emploi, ICI.

Nous avons des versions linguistiques en anglais, français et allemand.

Prix:

EUR 0 - si vous téléchargez directement le modèle de manuel de procédures (cf. démarche 2 ) qui contient également la matrice d'évaluation

EUR 90 - si vous souhaitez télécharger seulement la matrice d'évaluation

2) Remplissez le formulaire. Signez le. Sauvegardez-le.

Temps nécessaire: 1 heure

Pré-requis: Statistiques du nombre de clients et de transactions sur les dernières 3 années.

Démarche 2 - Validez votre manuel de procédures

Pourquoi?

Il s'agit d'un document requis par le règlement grand-ducal du 1er février 2020 (article 7).

Le manuel regroupe les procédures, politiques et contrôles que vous devez mettre en place pour couvrir les mesures de vigilance relatives à la clientèle, la conservation des pièces, la détection des transactions inhabituelles ou suspectes et l'obligation de déclaration des opérations suspectes.

Actions à faire:

1) Téléchargez le modèle de manuel de procédures, entièrement prêt à l'emploi,ICI.

Nous avons des versions linguistiques en anglais, français et allemand.

Prix: EUR 420

2) Adaptez le modèle à vos besoins. Il est accompagné d'instructions et d'un plan en 10 étapes, indiquant les endroits où votre contribution est encore nécessaire pour personnaliser le manuel. Sauvegardez le manuel une fois personnalisé.

Temps nécessaire? 40 minutes

Pré-requis: Logo. Photo de l'agence.

Démarche 3 - Mettez en place votre Responsable Conformité AML (AML Compliance Officer)

Pourquoi?

Le ou la Responsable Conformité est compétent(e) pour le contrôle de la LBC/FT. Il ou elle est le contact privilégié du Parquet et de l'AED.

Actions à faire:

1) Nommez le ou la Responsable Conformité. Assurez-vous que son nom soit indiqué dans le manuel de procédures.

Prix: EUR 0

Vous n'avez pas de personne en interne pour assumer la fonction de Responsable Conformité ? Pensez à une personne externe. AML4YOU agit en tant que Responsable Conformité AML externe & freelance. Nous avons mis en place un plan de 8 h par mois. Annulable à tout moment. 14 jours de période d'essai gratuite.

Prix: EUR 960 / mois

2) Adaptez sa charge de travail, si besoin afin de ne pas compromettre sa mission dans le cadre de la LBC/FT. Assurez-lui une formation appropriée.

Temps nécessaire? 10 minutes

Pré-requis: Aucun

Démarche 4 (recommandée) - Souscription annuelle

Pour tout manuel de procédures téléchargé via AML4YOU, vous pouvez souscrire un abonnement annuel. Ceci vous assure une actualisation de votre manuel de procédures par des mises à jour publiées en cas de changement de législation.

Prix: EUR 50 / an

Démarche 5 (facultative) - Assistance personnelle

Si vous souhaitez l'assistance de AML4YOU pour vous assister dans la mise en place ou la validation de votre manuel de procédures ou votre analyse interne de risque, ou dans les déclarations suspectes, vous pouvez fixer un rendez-vous avec un de nos experts.

Fixez un RV ICI.

Prix: EUR 180 / heure